Una empresa con cinco ordenadores no necesita necesariamente un contrato de mantenimiento informático. Todo depende del uso que se haga de los equipos, de su antigüedad y de las consecuencias que una avería tendría para la actividad.
Si los empleados pueden trabajar fácilmente en otro ordenador y acceder a sus documentos, una avería de hardware puede ser relativamente sencilla de gestionar. En cambio, si un equipo contiene programas imprescindibles o datos difíciles de recuperar, dejarlo fuera de servicio puede convertirse rápidamente en un problema.
Antes de contratar un servicio de mantenimiento, conviene pensar qué ocurriría si uno de los cinco ordenadores quedara inutilizado durante varios días.
En este artículo
¿Cuánto cuesta tener un ordenador parado durante 5 días?
Un empleado utiliza a diario un portátil cuya batería se estropea. El proveedor anuncia un plazo de cinco días laborables para recibir una batería de sustitución y realizar la reparación.
Si el ordenador sigue funcionando conectado a la corriente y la batería no supone ningún peligro, el empleado podrá seguir trabajando. En cambio, si necesita desplazarse con frecuencia o el portátil ya no arranca, la situación se complica.
| Situación | Tiempo perdido en 5 días | Coste estimado |
|---|---|---|
| Ninguna avería durante el año | 0 h | 0 € |
| La avería hace perder 1 hora al día | 5 h | 150 € |
| La avería hace perder 3 horas al día | 15 h | 450 € |
| El empleado no puede trabajar durante 5 días | 35 h | 1.050 € |
Pero si la empresa dispone de un ordenador de sustitución, los datos están accesibles desde otro equipo y se puede utilizar el software necesario, el empleado podrá volver a trabajar mucho antes.
Por tanto, el coste de una avería no depende del plazo de reparación, sino de sus consecuencias para el funcionamiento de la empresa.
¿Qué problemas permite detectar el mantenimiento preventivo?
Algunos componentes muestran señales de desgaste antes de averiarse. Una batería puede ir perdiendo autonomía, un ordenador empezar a sobrecalentarse o un SSD presentar errores de funcionamiento.
Una revisión preventiva permite detectar estas anomalías y planificar las intervenciones necesarias antes de que afecten a la actividad.
| Elemento revisado | Problema que se busca | Consecuencia |
|---|---|---|
| SSD y disco duro | Indicadores de desgaste o errores de lectura | Avería del almacenamiento y datos inaccesibles |
| Batería | Pérdida importante de capacidad | Dificultad para trabajar correctamente fuera de la oficina |
| Refrigeración | Temperaturas anormalmente elevadas | Ralentizaciones y apagados inesperados |
| Espacio de almacenamiento | Disco casi lleno | Problemas para guardar archivos o instalar actualizaciones |
| Sistema y programas | Versiones obsoletas o errores persistentes | Problemas de compatibilidad y vulnerabilidades de seguridad sin corregir |
| Copias de seguridad | Copias fallidas o inexistentes | Riesgo de no poder recuperar algunos documentos tras una avería |
La ventaja es poder pedir una pieza con antelación y programar su sustitución cuando el ordenador no sea imprescindible. Sin embargo, el mantenimiento preventivo no permite anticipar todas las averías: algunos componentes pueden dejar de funcionar sin mostrar señales previas.
¿Conviene una reparación puntual o un contrato informático?
Para cinco ordenadores recientes cuyos datos están disponibles desde varios equipos, una reparación puntual puede bastar para resolver los problemas de hardware. Eso sí, las copias de seguridad, las actualizaciones y la protección de seguridad deben estar bien gestionadas.
En cambio, a una empresa cuyos equipos empiezan a quedarse anticuados y que no tiene ordenadores de sustitución puede convenirle revisarlos periódicamente.
También existen paquetes de mantenimiento preventivo para revisar los equipos sin contratar una gestión informática permanente. Para cinco ordenadores, son 450 € por una visita anual para revisar y mantener el material. Las reparaciones se facturan aparte.
Para las empresas que necesitan asistencia periódica, supervisión de los equipos o administración de un servidor, puede ser más adecuado un contrato de gestión informática más completo.
¿Puede seguir funcionando tu empresa si se estropea un ordenador?
Esta es, en definitiva, la pregunta principal que conviene hacerse antes de elegir un servicio de mantenimiento informático.
Una empresa que trabaja sobre todo con aplicaciones en línea, documentos compartidos y ordenadores intercambiables puede asumir que un equipo quede temporalmente fuera de servicio.
La situación cambia para una empresa cuyos ordenadores dependen de un servidor local o en la que cada empleado utiliza un programa especializado que no se puede instalar fácilmente en otro equipo.
Una pequeña empresa no necesita necesariamente un contrato de mantenimiento para cinco ordenadores. La decisión depende de si puede seguir trabajando cuando falla un equipo y de cuánto quiere invertir para reducir ese riesgo.
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