Une entreprise équipée de 5 ordinateurs n’a pas nécessairement besoin d’un contrat de maintenance informatique. Tout dépend de l’utilisation de ces ordinateurs, de leur ancienneté et des conséquences qu’une panne pourrait avoir sur l’activité.
Si les salariés peuvent facilement travailler sur un autre ordinateur et retrouver leurs documents, une panne matérielle peut être assez simple à gérer. En revanche, lorsqu’un poste contient des logiciels indispensables ou des données difficiles à récupérer, son immobilisation peut rapidement devenir problématique.
Avant de souscrire un contrat de maintenance, il est donc préférable de déterminer ce qui se passerait si l’un des 5 ordinateurs devenait inutilisable pendant plusieurs jours.
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Combien coûtent 5 jours d’immobilisation d’un ordinateur ?
Un salarié utilise quotidiennement un ordinateur portable dont la batterie tombe en panne. Le fournisseur annonce un délai de 5 jours ouvrés pour recevoir une batterie de remplacement et effectuer la réparation.
Si l’ordinateur fonctionne encore sur secteur et que la batterie ne présente aucun danger, le salarié pourra continuer à travailler. En revanche, s’il doit régulièrement se déplacer ou que son ordinateur ne démarre plus, la situation est plus compliquée.
| Situation | Temps perdu sur 5 jours | Coût estimé |
|---|---|---|
| Aucune panne dans l’année | 0 h | 0 € |
| La panne fait perdre 1 h par jour | 5 h | 150 € |
| La panne fait perdre 3 h par jour | 15 h | 450 € |
| Le salarié ne peut pas travailler pendant 5 jours | 35 h | 1 050 € |
Mais si l’entreprise possède un ordinateur de remplacement, que les données sont accessibles ailleurs et que les logiciels nécessaires sont disponibles, le salarié pourra reprendre son travail beaucoup plus rapidement.
Ce n’est donc pas la durée de la réparation qui détermine le coût d’une panne, mais ses conséquences sur le fonctionnement de l’entreprise.
Quels problèmes une maintenance préventive permet-elle d’identifier ?
Certains composants montrent des signes d’usure avant de tomber en panne. Une batterie peut progressivement perdre son autonomie, un ordinateur commencer à surchauffer ou un SSD présenter des erreurs de fonctionnement.
Une visite préventive permet de rechercher ces anomalies et de prévoir les interventions nécessaires avant qu’elles ne perturbent l’activité.
| Élément contrôlé | Anomalie recherchée | Conséquence |
|---|---|---|
| SSD et disque dur | Indicateurs d’usure ou erreurs de lecture | Panne du stockage et indisponibilité des données |
| Batterie | Perte importante de capacité | Impossibilité de travailler correctement en déplacement |
| Refroidissement | Températures anormalement élevées | Ralentissements et arrêts inattendus |
| Espace de stockage | Disque presque plein | Difficultés à enregistrer des fichiers ou à installer des mises à jour |
| Système et logiciels | Versions obsolètes ou erreurs persistantes | Problèmes de compatibilité et failles de sécurité non corrigées |
| Sauvegardes | Échecs ou absence de sauvegarde | Risque de ne pas pouvoir récupérer certains documents après une panne |
L’intérêt est notamment de pouvoir commander une pièce à l’avance et programmer son remplacement lorsque l’ordinateur n’est pas indispensable. Une maintenance préventive ne permet toutefois pas de prévoir toutes les pannes, certains composants pouvant cesser de fonctionner sans signe préalable.
Faut-il choisir une maintenance ponctuelle ou un contrat informatique ?
Pour 5 ordinateurs récents et dont les données sont accessibles depuis plusieurs postes, un dépannage ponctuel peut suffire pour les problèmes matériels. Cela suppose néanmoins que les sauvegardes, les mises à jour et les protections de sécurité soient correctement gérées.
À l’inverse, une entreprise dont les ordinateurs vieillissent et qui ne dispose d’aucun matériel de remplacement peut avoir intérêt à les faire contrôler régulièrement.
Il existe aussi des forfaits de maintenance préventive qui permettent de faire le point sur les équipements sans souscrire à une infogérance permanente. Pour 5 ordinateurs, cela représente 450 € pour une visite annuelle destinée à contrôler et entretenir le matériel. Les réparations sont facturées séparément.
Pour les entreprises qui ont besoin d’une assistance régulière, d’une supervision des équipements ou de l’administration d’un serveur, un contrat d’infogérance plus complet peut en revanche être préférable.
Votre entreprise peut-elle continuer à fonctionner en cas de panne ?
C’est finalement la principale question à se poser avant de choisir une prestation de maintenance informatique.
Une entreprise qui travaille essentiellement avec des applications en ligne, des documents partagés et des ordinateurs interchangeables peut supporter l’immobilisation temporaire d’un poste.
La situation sera différente pour une entreprise dont les ordinateurs dépendent d’un serveur local ou lorsque chaque salarié utilise un logiciel métier qui ne peut pas être installé facilement sur un autre poste.
Une petite entreprise n’a donc pas forcément besoin d’un contrat de maintenance pour 5 ordinateurs. Le choix dépend de sa capacité à continuer de travailler lorsqu’un équipement tombe en panne et des dépenses qu’elle souhaite engager pour limiter ce risque.
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